Dans les leçons précédentes, nous avons découvert les Paramètres Généraux, qui constituent le référentiel commun utilisé par l’ensemble des missions financières.

Nous allons maintenant nous intéresser aux Paramètres Mission.

Contrairement aux Paramètres Généraux, les Paramètres Mission sont propres à une mission financière. Ils permettent de personnaliser SAGA en fonction des besoins d’un pays, d’une coordination ou d’une mission spécifique.

Ils définissent notamment les caisses, les comptes bancaires, les projets, les contrats de financement, les exercices budgétaires et les différents paramètres nécessaires au fonctionnement quotidien de la mission.

Une fois ces paramètres créés, les utilisateurs peuvent commencer à enregistrer les opérations comptables.

Les Paramètres Mission

Les Paramètres Mission regroupent l’ensemble des informations propres à une mission financière.

Ils permettent de transformer les référentiels généraux étudiés précédemment en un environnement opérationnel adapté aux besoins de la mission.

Par exemple, toutes les missions utilisent le même référentiel des devises, mais chacune possède ses propres comptes bancaires et ses propres journaux.

De même, le plan comptable est commun à toute l’organisation, tandis que les projets et les contrats de financement sont spécifiques à chaque mission.

Les Paramètres Mission permettent ainsi de répondre aux réalités opérationnelles de chaque pays tout en conservant une structure commune au niveau de l’organisation.

Les différents Paramètres Mission

Lorsque vous ouvrez le menu Paramètres Mission, plusieurs catégories apparaissent.

Cette fenêtre regroupe l’ensemble des paramètres nécessaires au fonctionnement de la mission financière.

On y retrouve notamment :

• les journaux ;
• les exercices budgétaires ;
• les projets ;
• les contrats de financement ;
• les paramètres analytiques ;
• d’autres paramètres spécifiques à la mission.

Ces éléments seront étudiés en détail dans les prochaines leçons.

À ce stade, il est simplement important de comprendre qu’ils constituent tous l’environnement de travail de la mission.

Le lien entre les Paramètres Généraux et les Paramètres Mission

Les Paramètres Mission ne fonctionnent jamais seuls.

Ils utilisent les référentiels créés dans les Paramètres Généraux.

Par exemple :

• un journal est associé à une devise créée dans les Paramètres Généraux ;
• un projet utilise des activités définies dans les Paramètres Généraux ;
• un contrat de financement est rattaché à un financeur créé dans les Paramètres Généraux ;
• les écritures utilisent les comptes du plan comptable général.

On peut considérer que les Paramètres Généraux définissent le cadre de travail, tandis que les Paramètres Mission permettent de l’appliquer concrètement.

Une mission financière : un environnement complet

Prenons l’exemple d’une ONG qui ouvre une mission au Sénégal.

Les Paramètres Généraux existent déjà.

Ils contiennent :

• les devises ;
• les pays ;
• le plan comptable ;
• les activités ;
• les financeurs.

La mission doit ensuite créer ses propres paramètres :

• la caisse principale de Dakar ;
• le compte bancaire local ;
• les journaux correspondants ;
• les exercices budgétaires ;
• les projets mis en œuvre ;
• les contrats de financement signés avec les bailleurs.

Ces éléments ne seront utilisés que par cette mission.

Une autre mission, par exemple au Burkina Faso, disposera de ses propres paramètres.

Comment les Paramètres Mission s’articulent-ils ?

Le fonctionnement peut être représenté de la manière suivante :

Chaque niveau s’appuie sur le précédent.

Si les Paramètres Mission sont incomplets ou mal configurés, les utilisateurs rencontreront rapidement des difficultés lors de la saisie ou de la production des rapports.

Pourquoi cette étape est-elle importante ?

Le paramétrage d’une mission financière est généralement réalisé une seule fois lors de son ouverture.

Par la suite, il évolue progressivement avec :

• la création de nouveaux projets ;
• la signature de nouveaux contrats ;
• l’ouverture d’un nouvel exercice ;
• l’ajout d’un nouveau compte bancaire.

Un paramétrage rigoureux facilite ensuite le travail quotidien de l’ensemble des utilisateurs.

Exemple concret

La mission du Cameroun démarre un nouveau projet de lutte contre le paludisme.

Avant de pouvoir enregistrer la moindre dépense, plusieurs paramètres doivent être créés :

• le projet « Lutte contre le paludisme » ;
• le contrat de financement signé avec le bailleur ;
• le budget associé ;
• les journaux qui seront utilisés pour les paiements.

Une fois ces éléments paramétrés, les comptables peuvent commencer à saisir les opérations.

Bonnes pratiques

Avant de commencer les saisies :

• vérifier que les Paramètres Généraux sont complets ;
• créer uniquement les paramètres nécessaires à la mission ;
• respecter les conventions de codification de l’organisation ;
• tester les principaux paramètres avant leur mise en production.

Erreurs fréquentes

Les erreurs les plus fréquemment rencontrées sont :

• créer des Paramètres Mission sans avoir vérifié les Paramètres Généraux ;
• utiliser une mauvaise devise dans un journal ;
• créer plusieurs projets pour une même intervention ;
• modifier des paramètres déjà utilisés sans mesurer leur impact ;
• oublier de tester le paramétrage avant le démarrage de la mission.